Réservation de salles / matériel

Identifier la salle adéquate : en fonction de l’ampleur et de la nature de votre événement (réunion, atelier, conférence, fête…), choisissez une salle répondant aux besoins en termes de capacité, équipements et accessibilité. La mairie de Villiers-sur-Orge dispose de plusieurs salles communales adaptées aux événements associatifs.

Vérifier la disponibilité : contactez le service événementiel de la mairie pour connaître les disponibilités des salles et confirmer que votre date souhaitée est libre. Il est conseillé de faire cette démarche plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance, surtout pour les périodes de forte demande (week-ends par exemple).

Demande de réservation : remplissez le formulaire de demande de réservation mis à disposition par la mairie, en précisant la nature de l’événement, le nombre de participants, les horaires, ainsi que tout besoin spécifique (accès aux équipements audiovisuels par exemple). Envoyez le formulaire au service événementiel de la mairie.

Conditions d’utilisation : renseignez-vous sur les règles d’utilisation de la salle (horaires d’ouverture, respect des lieux, nettoyage…) et les modalités de remise des clés. En cas d’utilisation en soirée, veillez à respecter le voisinage pour éviter les nuisances sonores.

Tarification et caution : certaines salles peuvent être gratuites pour les associations, mais une caution peut être demandée pour couvrir d’éventuels frais de réparation ou de nettoyage. Le tarif de location varie en fonction de la salle et de l’événement.

Identifier le matériel nécessaire : faites la liste du matériel dont vous aurez besoin (tables, chaises, équipements de sonorisation…) pour garantir le bon déroulement de votre événement.

Modalités de réservation : remplissez le formulaire de demande de matériel en indiquant les quantités requises pour chaque élément. Envoyez le formulaire au service événementiel de la mairie pour vérifier la disponibilité du matériel souhaité et effectuer la réservation. Le matériel est attribué en fonction des priorités et des disponibilités ; pensez à réserver le plus tôt possible pour éviter les ruptures de stock.

Conditions de mise à disposition et restitution :  renseignez-vous sur les conditions de prêt du matériel (horaires de retrait et de retour, consignes d’utilisation…). Vous êtes responsable de la bonne utilisation et de l’état de restitution de ce matériel. Une vérification sera effectuée à la restitution.

Précautions techniques : en cas de besoin spécifique (accès à l’électricité, installations extérieures…), veillez à bien le signaler lors de la réservation. La mairie pourra vous fournir des conseils ou une assistance technique pour les installations électriques et l’aménagement de l’espace.

Respect des normes de sécurité : respectez les règles de sécurité pour les installations et l’accueil du public, surtout si l’événement accueille un grand nombre de participants. Assurez-vous que les issues de secours et les équipements de sécurité (extincteurs, trousse de secours) sont accessibles.

En cas d’annulation : si vous devez annuler votre réservation, informez le service événementiel de la mairie dès que possible afin de libérer les salles et le matériel pour d’autres associations.

Modifier la réservation : pour tout ajustement (changement de date, ajout de matériel, modification du nombre de participants…), contactez le service événementiel de la mairie au plus tôt pour que les modifications puissent être prises en compte dans la mesure des disponibilités.

Vérification de l’état des lieux : avant de quitter la salle, assurez-vous que tout est propre et rangé comme à votre arrivée. En cas de dommage, signalez-le immédiatement pour éviter des frais additionnels.

Restitution du matériel : retournez le matériel à la mairie aux horaires convenus. Assurez-vous que chaque élément est en bon état ; toute perte ou dommage pourra entraîner des frais de remplacement ou de réparation.